Die französische Kultur unterscheidet sich deutlich von der deutschen, österreichischen oder schweizerischen Kultur. Wir begleiten Hunderte von ausländischen Unternehmen in Frankreich, die französische Mitarbeiter mit oder ohne Niederlassung in Frankreich beschäftigen. Unsere Erfahrung lehrt uns, dass über die technischen und kaufmännischen Fähigkeiten eines Arbeitnehmers hinaus seine Fähigkeit, die Kultur des Herkunftslandes der Muttergesellschaft zu verstehen, von grundlegender Bedeutung für die erfolgreiche Eroberung des französischen Marktes ist. Unsere Mitarbeiterteams werden Ihnen bei Ihren erfolgreichen ersten Einstellungen in Frankreich zur Seite stehen. Dieser Schritt ist von grundlegender Bedeutung, um das Scheitern aufgrund kultureller Missverständnisse zu vermeiden.

Was sind die Schritte einer erfolgreichen Rekrutierung in Frankreich?

Wie in Deutschland, Österreich oder der Schweiz umfasst die Rekrutierung alle zu ergreifenden Maßnahmen, um den Kandidaten zu finden, der den Anforderungen in Bezug auf die Kompetenzen (Fachwissen, Know-how und zwischenmenschliche Kompetenz) und Qualifikationen (Diplome und Titel) gerecht wird, die von der ausländischen Muttergesellschaft für eine bestimmte Stelle gefordert werden. Das Rekrutierungsverfahren besteht aus mehreren Schritten, und zwar insbesondere: vorausgehende Überprüfungen (Pflicht zur Beschäftigung von Behinderten, vorrangige Kandidaten), Aufsetzen und Veröffentlichen der Stellenanzeige, Empfang und Sortierung der Lebensläufe, Auswahl des Kandidaten und Erledigung der Formalitäten des Einstellungsverfahrens.

Vorausgehende Überprüfungen

Vor Beginn des Einstellungsverfahrens in Frankreich hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob in seinem Unternehmen keine Priorität für eine (Wieder-)Beschäftigung besteht. Bei diesen prioritären Arbeitnehmern kann es sich beispielsweise um Arbeitnehmerinnen handeln, die aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehren, um Arbeitnehmer, die von Vollzeit- auf Teilzeitbeschäftigung oder umgekehrt wechseln wollen, um einen Mitarbeiter, der vor weniger als einem Jahr aus betrieblichen Gründen entlassen wurde usw. Diese Überprüfungen sind natürlich nicht notwendig, wenn es sich um Ihren ersten Mitarbeiter auf dem französischen Markt handelt oder wenn Sie bisher noch nicht in Frankreich Fuß gefasst haben.

Aufsetzen und Veröffentlichen der Stellenanzeige

Das Aufsetzen und Veröffentlichen der Stellenanzeige unterliegt dem französischen Recht, insbesondere was die Kommunikationsmittel des Angebots und bestimmte verbotene Angaben (Diskriminierung) betrifft. Um einen Arbeitnehmer zu finden, der den deutschen, österreichischen oder schweizerischen Anforderungen gerecht wird, muss das Stellenangebot im Vergleich zu den üblicherweise in Frankreich erstellten Stellenausschreibungen angepasst werden. Wir stehen Ihnen zur Seite, um den richtigen Kandidaten unter Beachtung des französischen Rechts anzusprechen.

Auswahl des Kandidaten

Dem Arbeitgeber bieten sich zahlreiche Methoden, um einen Kandidaten auszuwählen. Es ist zu beachten, dass einige Auswahlmethoden gesetzlich geregelt sind, z. B. ist das Stellen bestimmter Fragen verboten (Diskriminierung), während für andere keinerlei gesetzliche Bestimmungen gelten (z. B. berufliche Tests). Das Verfahren gleicht dem in Deutschland, Österreich oder der Schweiz üblichen Verfahren, aber wir werden Ihnen erläutern, was zu vermeiden ist.

Das Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch ist eine wesentliche Etappe für den Arbeitgeber und den Bewerber; dabei kann der Arbeitgeber, die Kenntnisse, Fähigkeiten und das Know-how des Bewerbers beurteilen. Diese Etappe ist für den Arbeitgeber mit zahlreichen Verpflichtungen verbunden, darunter: eine Verbindung zwischen den gestellten Fragen und der zu besetzenden Stelle, die Wahrung der Privatsphäre (und des persönlichen Lebens) und die Unterlassung von Diskriminierung, die Information des Bewerbers über die angewandten Einstellungsmethoden und -verfahren und die Bereitstellung der Ergebnisse des Gesprächs für den Bewerber durch den Personalrekrutierer Selbstverständlich übernehmen wir all diese Schritte und bieten Ihnen zusätzliche Gespräche (durch Sie selbst) mit den drei besten Kandidaten an.

Welche Formalitäten sind bei der Einstellung eines Arbeitnehmers in Frankreich zu erledigen?

Abfassen eines Arbeitsvertrags nach französischem Recht

Unabhängig davon, ob Sie eine Niederlassung in Frankreich haben oder nicht, muss der von Ihnen abgeschlossene Vertrag dem französischen Recht entsprechen und in französischer Sprache verfasst sein. Selbstverständlich helfen wir Ihnen beim ordnungsgemäßen Abfassen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Wir werden Ihnen auch die derzeit in Frankreich geltenden Gehälter angeben, die der Position und der Beschäftigungsregion des Arbeitnehmers entsprechen.

Voraberklärung der Einstellung (DPAE)

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmer ausgewählt und sich mit ihm über den Inhalt des Arbeitsvertrags geeinigt haben, muss zwingend die Voraberklärung der Einstellung (DPAE) spätestens 8 Tage vor dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmers bei der URSSAF (Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) eingereicht werden.

Das Personalregister

Die Einstellung Ihres Arbeitnehmers muss dann in das Personalregister eingetragen werden und es ist die Personalakte Ihres Mitarbeiters anzulegen.

Beitritt zu den Trägern der Pflichtzusatzrentenversicherung

Bei der Einstellung jedes Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber die Formalitäten für die Anmeldung des betreffenden Arbeitnehmers bei der von der Arrco (für alle Arbeitnehmer) bzw. der Agirc (für Führungskräfte) getragenen Zusatzrentenversicherung erledigen.

Obligatorischer Informations- und Präventionsbesuch (Visite d’information et de prévention – VIP)

Der Arbeitgeber hat einen Informations- und Präventionsbesuch (VIP) zu organisieren (der die ärztliche Einstellungsuntersuchung abgelöst hat).

Der Informations- und Präventionsbesuch wird entweder vom Arbeitsarzt oder von einer arbeitsmedizinischen Fachkraft durchgeführt, insbesondere bei Arbeitnehmern, die keinen besonderen Risiken ausgesetzt sind.

Der Informations- und Präventionsbesuch hat innerhalb von maximal 3 Monaten nach dem tatsächlichen Antritt des Arbeitsplatzes zu erfolgen. Für Nachtarbeiter und Arbeitnehmer unter 18 Jahren hat der Besuch vor ihrem Stellenantritt zu erfolgen.

Der Informations- und Präventionsbesuch dient dazu:

• den Arbeitnehmer über seinen Gesundheitszustand zu befragen,
• ihn über die mit seinem Arbeitsplatz verbundenen Risiken zu informieren,
• ihn für die Präventionsmittel zu sensibilisieren, die einzusetzen sind,
• und ihn über sein Recht zu informieren, jederzeit auf seinen Antrag hin einen Besuch beim Arbeitsarzt zu erwirken.

Es wird eine arbeitsmedizinische Akte angelegt. Zum Ende jedes Informations- und Präventionsbesuchs stellt der Arbeitsarzt oder die arbeitsmedizinische Fachkraft eine Bescheinigung über die Betreuung am Arbeitsplatz aus. Dieser Informations- und Präventionsbesuch ist in der Folge natürlich regelmäßig zu wiederholen.

Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Meldung von Arbeitskräftebewegungen

Selbstverständlich muss der Arbeitnehmer jeden Monat eine Gehaltsabrechnung erhalten, die wir für Sie erstellen. Unternehmen, die mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen, müssen eine nominative Sozialversicherungsmeldung (DSN) einreichen, in der die im Vormonat geschlossenen oder beendeten Arbeitsverträge angegeben sind.

Wie können wir Ihnen helfen?

Die Mitarbeiterteams der German Services Group übernehmen Ihren gesamten Rekrutierungsprozess:

• Definition der Strategie für die Rekrutierung von Mitarbeitern, die über die technischen und kaufmännischen Kompetenzen, ausreichende Erfahrung, aber vor allem über das kulturelle Know-how verfügen, um mit deutschen, österreichischen oder schweizerischen Gruppen zu arbeiten,
• Festlegung der vom französischen Arbeitsrecht geforderten vorausgehenden Überprüfungen und Erstellung eines Stellenangebots im Einklang mit der französischen Gesetzgebung,
• Veröffentlichung und Verbreitung der Anzeige in spezialisierten Netzwerken für ausländische Unternehmen in Frankreich,
• Auswahl der Kandidaten und Durchführung der ersten Gespräche. Vorlage einer Liste der 3 besten Kandidaten nach Abschluss von Persönlichkeitstests und graphologischen Gutachten,
• Verfassen des Arbeitsvertrags in französischer und in deutscher Sprache und Erledigung der administrativen Formalitäten im Zusammenhang mit der Beschäftigung,
• Erstellen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und aller Sozialversicherungsmeldungen,
• Arbeitsrechtliche Beratung während der gesamten Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zur Belegschaft des Unternehmens.

Die Pluspunkte unseres Angebots:

• Unsere Kanzlei, die in Frankreich führend in der Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung ist, verwaltet mehr als 100.000 Arbeitnehmer (Einstellung, behördliche Formalitäten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsrecht). Wir sind auch im deutsch-französischen Segment marktführend,
• Wir sind Ihr einziger (deutschsprachiger) Ansprechpartner, so dass Sie nicht drei verschiedene Ansprechpartner brauchen (einen für die Rekrutierung, einen für das Arbeitsrecht und einen für die Gehaltsabrechnungen),
• Wir unterstützen Sie bei der Erstellung des Arbeitsvertrags, um Ihnen bei der Einhaltung des französischen Arbeitsrechts zu helfen, aber auch um ihn zu optimieren (z. B. kann die Arbeitszeit von 35 Stunden in bestimmten Fällen erhöht werden),
• Wir werden Simulationen anstellen, um die Gesamtkosten des Arbeitnehmers für das Unternehmen sowie seine Nettovergütung zu berechnen. Wir werden genauso für die Firmenwagen Ihrer Mitarbeiter verfahren,
• Wir können Sie auch bei allen anderen Aspekten Ihrer Aktivitäten in Frankreich begleiten (Export, Steuern, Buchhaltung, Recht, IT …).