Derzeit sind die Arbeitgeber zu mehreren SV- Meldungen verpflichtet:

• monatliche oder quartalsweise URSSAF-Meldung
• monatliche oder quartalsweise Rentenversicherungsmeldung
• monatliche oder quartalsweise Meldung für die Vorsorgekasse
• Einstellungserklärung
• Gehaltsbescheinigung im Fall einer Arbeitsunfähigkeit,
• Meldung über Arbeitskräftebewegungen,
• etc…

Die DSN beruht auf dem Grundsatz der einheitlichen, monatlichen und elektronischen Übermittlung von SV-Daten. Zwei Arten von Meldungen werden in diesem Rahmen erstellt:

• die monatliche SV-Meldung (DSN) für jede Betriebsstätte und jeden Arbeitnehmer, die vor allem die Berechnung der Sozialabgaben ermöglicht,
• und die Meldung von Ereignissen im betreffenden Monat (Krankheit oder Beendigung des Arbeitsvertrags), anhand derer sich die Arbeitnehmeransprüche bemessen.

Betroffene Arbeitgeber

Die DSN ist für alle privaten Arbeitgeber mit Arbeitnehmern und gleichgestellten Mitarbeitern unabhängig von ihrer Personalstärke verpflichtend. Einzelpersonen als Arbeitgeber sind jedoch ausgenommen.

Ersatz der meisten SV-Meldungen durch die DSN

Der endgültige Zeitplan des Inkrafttretens der DSN muss noch durch eine Verordnung festgelegt werden. Der Zeitplan für die Umsetzung der DSN sieht 3 Phasen vor:

• Phase 1 :

In dieser Phase werden folgende Meldungen durch die DSN ersetzt: die Arbeitgeberbescheinigung für das Arbeitsamt, die Meldung über Arbeitskräftebewegungen, die Lohnbescheinigung für die Zahlung der Tagegelder bei Krankheit und Mutterschaft sowie die Meldungen an die Vorsorgeeinrichtungen zur Löschung des Arbeitnehmers.

Diese Phase endete am 31. August 2015.

• Phase 2 :

Zusätzlich werden die monatliche Meldung der Sozialbeiträge an die URSSAF (Sozialversicherung) und die Jahreserklärung an die URSSAF durch die DSN ersetzt.

• Phase 3 :

Diese Phase tritt schrittweise ab 1. Januar 2016 in Kraft. Die DSN wird für alle Unternehmen verbindlich sein. Zusätzlich werden die Meldungen der Beiträge für die Rentenversicherung, Vorsorge, MSA (Vorsorgekasse der Landwirte), CI-BTP (Schlechtwettergeldregelung im Bauwesen) und CCVRP (Ausgleichskasse für Reisende, Vertreter und Vermittler) durch die DSN ersetzt.

Der endgültige Ersatz der DADS-U (einheitliche jährliche Sozialversicherungsmeldung) erfolgt ab 2017 (wirksam im Januar 2018).

Praktische Umsetzung der DSN

• Die monatliche DSN muss spätestens am 5. oder 15. des Monats nach der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für jede Niederlassung und jeden Arbeitnehmer erstellt werden.

Die DSN ändert nicht die Zahlungszeitpunkte für die Sozialversicherungsbeiträge.

Hinweis: ab dem 1. Januar 2016 zahlen Unternehmen mit mehr als 9 Arbeitnehmern ihre Beiträge zur Zusatzrentenversicherung monatlich und nicht mehr quartalsweise.

• Die vorgangsbezogene DSN erfolgt nach einem besonderen Ereignis bezüglich des Arbeitnehmers (Arbeitsunterbrechung, Arbeitswiederaufnahme nach einer Unterbrechung, Beendigung des Arbeitsvertrags).

Sie muss unbedingt innerhalb von 5 Werktagen nach dem Ereignis übermittelt werden, um die entsprechenden Arbeitnehmeransprüche zu generieren (außer bei Subrogation des Arbeitgebers).

• Information der Arbeitnehmer: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer über die Abgabe der DSN zu informieren. Dabei präzisiert er die vom Arbeitnehmer seiner Krankenversicherung mitzuteilenden Informationen und informiert ihn über die Modalitäten zur Ausübung seiner Zugangs- und Korrekturrechte über die gemachten Meldungen.

Die Nichteinhaltung der Meldepflicht im DSN-Format, die Unrichtigkeit der gemeldeten Informationen und die Nichtmeldung von Arbeitnehmern sind strafbar.

Die Geldstrafe beträgt 7,50 € für jeden Arbeitnehmer bei jeder Meldung (8,00 € im Landwirtschaftssektor).

Die Geldstrafe ist bei Unternehmen mit weniger als 2 000 Arbeitnehmern auf 750,00 € pro Monat begrenzt.

Für Rückfragen zu diesem Thema stehen Ihnen Ihre deutschsprachigen Spezialisten von KPMG gerne zur Verfügung.