Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads in Frankreich

Was ist die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads ?

Die französische Finanzverwaltung verlangt von Unternehmen, dass diese ihre Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und dem Rechnungsempfang absichern. Zum Ziel hat dies, dem Betrug vorzubeugen und die Konformität der geltenden Vorschriften in Frankreich, einschließlich der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer, sicherzustellen.

Im Rahmen der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads werden die verschiedenen Prozesse hinsichtlich der Eingangs- und Ausgangsrechnungen festgehalten sowie die identifizierten Risiken und die durchgeführten Kontrollen dargelegt, sodass das Risiko der Steuerhinterziehung im Hinblick auf die Umsatzsteuer verhindert und die Rechnungstellung abgesichert wird.

Die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads muss sicherstellen, dass:

– die ausgestellten oder erhaltenen Rechnungen die zugrundeliegende Transaktion widerspiegeln, indem ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrundeliegenden Transaktion hergestellt werden kann.
– jeder Transaktion eine Originalrechnung zugrunde liegt, welche eine Rückverfolgung bis zur Transaktion oder von der Transaktion bis zur Rechnung ermöglicht. – die Transaktionen umsatzsteuerlich richtig behandelt wurde.
– interne, stetige und dokumentierte Umsatzsteuerkontrollen stattfinden, welche sowohl manuel als auch automatisch durchgeführt werden können. – alle Arbeitsabläufe des Rechnungsstellungsprozesses beschrieben werden, vom Bestellschein über die Übermittlung der Umsatzsteuererklärung bis hin zur Archivierung der Dokumente, auf denen der verlässliche Prüfpfad basiert.
– die Archivierung des Unternehmens verlässlich ist und in regelmäßigen Abständen überprüft wird.

In der Praxis werden die verschiedenen Arbeitsabläufe und Zusammenhänge zwischen Kostenvoranschlägen, Bestellscheinen, Lieferscheinen (mit Auswirkung eventueller Retouren), der Rechnungsstellung (mit Auswirkungen eventueller Gutschriften), der buchhalterischen Erfassung der Rechnungen, der Zahlung sowie der Archivierung analysiert.

Wer ist von der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads betroffen ?

Die Verpflichtung zur Erstellung einer Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen ausstellen und erhalten und nicht nachweisen können, dass der Austausch der Rechnungen ausschließlich über EDI oder mittels elektronischer Signatur erfolgt.

Mit anderen Worten: Die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads gilt für alle Rechnungsformate, welche Risiken mit sich bringen könnten. Dies gilt für alle Dokumente im Papierformat, PDF-Dateien oder Dateien im einfachen PDF-Format.

Die französische Finanzverwaltung ist nichtsdestotrotz darauf bedacht, dass die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads an die Unternehmensgröße angepasst ist. Dies bedeutet :

– Für Kleinstunternehmen (Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten UND einem Umsatz < 2 Millionen Euro ODER einer Bilanzsumme < 2 Millionen Euro) reicht eine „mündliche Dokumentation“ aus.
– Für KMU´s (Unternehmen mit 10 bis 249 Beschäftigten UND einem Umsatz < 50 Mio. oder einer Bilanzsumme < 43 Mio. Euro) ist eine zusammenfassende schriftliche Dokumentation erforderlich.
– Für Großunternehmen ist eine ausführliche schriftliche Dokumentation erforderlich.

Allerdings sind einige Regeln zu beachten :

Die „mündliche Dokumentation“ eines Kleinstunternehmens befreit das Unternehmen nicht davon, genaue Kenntnisse über die Arbeitsabläufe zu haben und im Falle einer Betriebsprüfung in der Lage zu sein, auf die Fragen der französischen Finanzverwaltung zu antworten.
Daher ist empfehlenswert zumindest eine Analyse der Stärken und Schwächen der aktuellen Organisation im Hinblick auf den verlässlichen Prüfpfad durchzuführen, sodass Verbesserungen vorgenommen und bestimmte Aspekte abgesichert werden können.

Welche Risiken bestehen im Falle einer Betriebsprüfung ?

Die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads wurde in den ersten Jahren ihrer Einführung nur wenig von der französischen Finanzverwaltung gefordert. Im Rahmen der Betriebsprüfungen in der letzten Zeit zeigte sich hingegen, dass diese zunehmend angefordert wird. Tatsächlich verlangen die Betriebsprüfer diese systematisch von Großunternehmen und zunehmend auch von KMU´s.

Das Fehlen der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads kann zu einer Geldstrafe, insbesondere zu einer Verwerfung der Vorsteuerabzugsfähigkeit, führen.

Welchen Nutzen haben Sie ?

Sie können sich diese gesetzliche Verpflichtung als Stellhebel der Optimierung zu Nutzen machen.
Die Implementierung der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads birgt Vorteile, sowohl hinsichtlich der Aufhebung drohender Sanktionen als auch hinsichtlich der Optimierung der Einkaufs- und Verkaufsprozesse sowie der Verringerung der umsatzsteuerlichen Risiken.

Sie ermöglicht es Ihnen, bestehende Verfahren zu analysieren und Risiken und Chancen zu ermitteln. Anschließend können Sie einen Maßnahmenplan zur Verbesserung der Prozesse, der Dokumentation und der internen Kontrolle festlegen und umsetzen.

Schließlich ermöglicht die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads alle Arbeitsabläufe, die für die schrittweise Einführung der bis spätestens 2025 verpflichtenden elektronischen Rechnung erforderlich sind, zu identifizieren.

Wir können Ihnen bei der Umsetzung der Maßnahmen im Zusammenhang mit der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads behilflich sein:
– Wir bieten Schulungen an, sodass Sie die Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads selbstständig erstellen können.
– Wir überprüfen Ihre Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads.
– Wir bieten eine umfassende Betreuung, einschließlich der Erstellung der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads und der Analyse der bestehenden Kontrollen in Ihrem Unternehmen, an.

Wir übermitteln Ihnen im Anschluss unsere Ergebnisse in Bezug auf die identifizierten potenziellen Risiken und die Analyse der fehlenden Kontrollen. Wir können Ihnen ebenfalls Vorschläge zur Verfahrensverbesserung und der Dokumentation des verlässlichen Prüfpfads liefern.

Ihr deutschprachiger Steuerberater in Frankreich